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    档案工作
完善社会保险档案管理 促进社会和谐发展
来源: 办公室业务 2017/06 工作指导 总第269期 第 139 页    作者:王佳   时间:2017-6-21 7:36:45  浏览497次

完善社会保险档案管理 促进社会和谐发展

 

/河北省秦皇岛市山海关区保险事业管理处 王佳

 

【摘要】本文论述了社会保险档案的归档范围,分析了社会保险档案管理存在的问题,提出了加强社会保险档案管理的合理化建议。

【关键词】社会保险;档案管理;社会和谐发展

近年来,我国社会保险事业发展迅速,这些社会保险档案真实地记录社会保险制度从开始建立到逐步完善的过程。随着参保人数的增加,社会保险档案数量也日益增长,给社会保险的管理工作人员带来了挑战。所以,建设和谐社会,更好地完善社会保险档案的管理工作势在必行。

一、社会保险档案的含义

社会保险档案是国家档案的重要组成部分,是各个机关、各社会团体、企业、事业单位为员工办理社会保险、医疗保险、生育保险、工伤保险和失业救济保险等各类保险项目过程中形成的记载各个员工参加各项保险统筹缴费多少、时间长短、计发养老待遇、因工作变动而至保险统筹关系转变等情况,具有实际工作查考的档案材料。

二、社会保险档案的归档范围

(一)政策依据类。国家和地方出台的社会保险制度以及相应的政策法规,社会保险缴费、经办机构和待遇支付办法方面的规范性文件。

(二)业务凭证类。各种社会保险费用的缴费凭证、扣费凭证、转接凭证、汇缴凭证、支用凭证、报销凭证和理赔给付凭证等。

(三)结算账卡类。各类社会保险费用缴费花名册、参保人员的保险手册支用给付账册、单位各项社会保险费用管理手册、汇缴账册以及保险统筹关系转接清手册、职工各项保险管理卡片和转接变更登记卡等。凡是涉及到参保人员的各类资料、卡片和手册等都应统一立卷,做到人手一份社会保险档案案卷。

(四)电子档案类。社会保险工作实现办公自动化和以后形成的各种信息和数字档案等。

(五)统计报表类。支用给付统计表、参保人员工资变动情况统计审核表和各类社会保险费用汇缴统计表等。

(六)离退休人员的社会化管理类。离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、离退休人员退休待遇、调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

三、社会保险档案管理存在的问题

(一)社会保险档案的管理制度不够规范。目前,从我国社会保险档案管理状况来说,各地的社会保险经办机构能够按照国家档案管理的有关规定管理的并不是很多,由于各个地方的社会保险存在一定的差异性,更没有统一的社会保险档案管理的文件,所以各个地方的管理制度也不同,使得社保档案在应用和管理上有很大差别。

(二)社会保险档案的管理意识不强。社会保险档案的管理意识薄弱是档案管理工作中的重要问题,因为对社会保险档案管理工作的认识缺乏,很多社会保险经办机构单方面注重资金投入和社会保险工作的领导,最终轻视了对其技术支持和资金支持,所以,使社会保险档案管理工作增加了难度,社会保险档案的管理的工作效率大大降低。

(三)社会保险档案管理的工作人员难以落实。对于不健全的社会保险部门档案机构,没有专职人员管理档案,即使有人员管理也是没有经过培训,使社会保险档案的质量受到严重的影响。

(四)社会保险档案管理条件不合格。因为没有专门的场地,缺少管理经费,所以社会保险经办机构对社会保险档案管理始终得不到重视,多年积累的社会保险档案只好让经办人自己保管,使社会保险档案存在很多不安全因素,对日常经办工作带来诸多困难。

(五)社会保险档案管理方法和手段落后。近年来,我国计算机技术迅速发展,很多社会保险管理部门在工作中逐渐的使用信息技术,但是由于设备、资金、专业技术人员等限制, 社会保险档案管理的信息化难以实现,很多社会保险机构都是采用纸质材料,所以社会保险查询访问的难度大大的增加,容易造成社会保险档案资料的丢失。

四、社会保险档案管理的合理化建议

(一)加强业务能力,实现社会保险档案管理的系列化和规范化。社会保险业务具有涉及面广、专业性突出、政策性强和工作量大等特点,所以,社会保险档案管理要合理布局、统一规划、分步实施,制定出规范的社会保险档案管理业务,使社会保险档案业务工作有依据可查,把工作的总体目标纳入到相关人员,有计划、有监督、有惩罚地进行。

(二)社会保险档案管理要立卷整理。对于纸质档案,根据档案的形成规律和特点,确定归档范围,采用年度、类别和保管期限的方法进行整理和分类。对于已形成的电子档案,按照各门类的检索目录规范入档。

(三)社会保险档案管理人员整体专业水平要提高。社会保险档案管理人员的业务水平低,社会保险部门要引进档案专业人才和对现有的管理人员进行培训,使社会保险经办机构整体素质得到提高,实现社会保险档案管理规范化、精细化和标准化。

(四)建立合理的档案管理制度。针对管理工作的现状,应该建立标准化的工作流程、档案查阅、档案接收等级制度、电子档案管理制度和档案室工作制度,加强完善社会保险档案管理工作制度

五、结语

在我国保险事业飞速发展的今天,加强社会保险档案管理工作是极其重要的,因此,加强基础设施建设、建立合理的社会保险档案管理规划、培养社会保险档案管理意识和完善社会保险档案管理制度等方面工作,对于促进社会和谐与稳定发展具有极其重要的意义。

【参考文献】

[1]郝镇.档案管理工作在城乡居民社会养老保险的实施[J]. 卷宗,2016(11):43.

[2]郑秀华.社保档案现代化管理探究[J].中国管理信息化,2015,18(24):203-204.

[3]王占伟.社会保险档案管理存在的问题与对策[J].档案管理,2015(4):88-89.

 
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