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现代信息技术与化工档案管理的整合
来源: 办公室业务杂志2014年第12期    作者:许颖   时间:2015-2-8 17:00:49  浏览1273次

化工档案管理近些年得到了一定的发展,受到了前所未有的重视,无论是档案整理的质量还是数量都与以往相比有一定的提升,但是在管理和整治的速度上、质量上和形式上还有很多有待提升的空间。现代社会,随着信息技术的快速发展,这给化工档案管理也带来了一定的影响。如果能很好地整合二者,一定会给化工档案管理带来一些新鲜的因素,有助于整体质量和数量的提高。

一、巧用现代信息技术,优化档案整理的内容

对于化工档案管理来说,以往都是管理者依据企业的活动记录和现成的资料,对自己感兴趣的档案或者整理起来比较容易的资料进行整合预处理,形成档案资料,可以说以往的化工档案管理具有一定的自我偏好性和随意性,至于整理出来的档案资料质量如何,是否得到使用者的肯定,这些都是没有给于充分考虑的。对于整理来说,不能及时了解相关的情况,那么对以后的化工档案管理是非常不利的,所谓没有调查就没有发言权,在整理的过程中,如果整理者对自己的档案资料市场认可度一概不清楚的话,确实无法及时调整自己的档案整理内容和方向。现代信息技术,特别是网络技术和通讯技术的发展,大大提升了化工档案管理的空间,对于档案管理的整理者来说,在整理的起始阶段,在选题上和选材上都可以通过网络进行调查,看一下相关的档案资料研究到了什么阶段,并且可以及时了解阅读者的心态、需求和档案整理的意见等,这样整理者就很容易地做好档案资料的整理了,并且能提升档案资料的实用性,这样整理出来的档案资料必然会得到读者的认可。当然,档案资料的整理者在整理的过程中需要收集相关的资料和数据调查,但是不能为敷衍了事而整理一些虚无缥缈的档案资料,这就需要整理者放平心态,巧妙地利用现代信息技术带给我们的反馈信息。在一个档案资料的整理之初,整理者可以利用网络等手段,先争取读者的意见,了解他们的心声,这样对整理是非常有力的。在档案资料完成之后,对于化工档案管理的形式和宣传上,现代信息技术可以实现宣传途径的扩大化,提高实效性。比如通过网络、微信等手段发布在虚拟的空间上,让读者以最快的速度看到档案资料,并给予点评,整理者也可以利用反馈的意见给与修正,并发布修正稿等,由此可见,现代信息技术如果能与档案资料的整理有效整合的话,确实对于提高整理的质量起到不可估量的积极作用。

二、巧用现代信息技术,加快档案资料整理的进度

在以往,档案管理条件不容乐观,特别是在档案资料的整理上,整理者使用的都是有纸化整理,靠的是用笔写出来。这对于档案资料的整理来说,如果整理者一闪而过一个好的素材和整理方法的话,如果不能及时地表述出来,那么很快就可能被遗忘。现代信息技术的出现,有效地解决了这些问题。首先,一些自动化的办公软件,极大地方便了档案资料的整理。计算机、复印机、扫描机、传真机、自动电话机、电视电话机等等,已经成为文化整理的有效辅助办公工具,这些现代技术的应用可以大大的提高档案资料整理的进度。另外,比如录音笔、录音机和摄像机等多媒体信息技术的使用,可以及时地记录整理者的灵感,只要整理者找到好的档案资料素材,就可以通过这样的工具及时地记录下来,帮助整理者做好相关的储存与记忆,为留住好的整理材料提供硬件支持。现代信息技术的出现,如果能有效地结合档案资料整理的需要,实现合体与整合的话,会极大地提升档案资料整理的空间,加快整理的进度。现代信息技术实现了超越时空的整理,实现了无纸化和智能化办公,改变了以往必须依赖纸张的文化整理,在使用现代信息技术的时候,整理者可以巧用各种现代信息技术设备和各种通信的终端技术,让整理无时不在,无时不有,延伸了档案资料整理的空间,为整理速度的提升提供了有力的技术保障。

三、巧用现代信息技术,丰富档案资料整理的类型

在以往的档案资料整理中,虽然理论上档案资料整理的形式与类型是丰富多彩、多种多样的,但是由于各种客观因素的限制和各种现实条件的不完善,导致档案资料的整理在类型上比较单一,多数是文字类型的载体。随着社会的发展,人们对档案资料的需求越来越多,在档案资料的类型上也期望更加多样化和多元化,这样才有益于提升档案资料整理的质量提高,才可能满足最广大人民群众的文化需求。随着社会的发展和科学技术的进步,现代信息技术的使用一定程度上提高了人们的认知水平和整理水平,使得人们的眼界和视野变得更加开阔,无论是在档案资料整理的内容上还是类型上都更加丰富化。当下,随着现代信息技术的发展和普及,档案资料的整理者可以充分利用由此而带来的便利,在整理的类型上实现多样化,这不但丰富了整理的内容与形式,也可以提升档案资料的宣传质量,使得档案资料起到应有的宣传价值,发挥应有的作用,为社会的进步,人口素质的提升,传统文化的继承与传承等贡献自身的力量。

(作者单位:中国石油化工股份有限公司石油工程技术研究院)

 
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