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    档案工作
医院档案管理现代化建设浅析
来源: 办公室业务杂志2014年第12期    作者:李海珍   时间:2015-2-8 16:50:55  浏览983次

档案是人类活动的真实记录,是各单位在工作中各种文件的组成,包括基建、会议、人事、财务等,是各项工作的原始凭证。医院档案还包括病历、药品档案、医疗设备、医疗法定文书档案等重要档案,是衡量医院管理水平、决策和计划的重要依据。社会在不断进步,医学也在不断地发展,医院需要不断地进步以跟上现代化进程,同时医院内档案管理工作也要求创新。医院档案管理的现代化建设需要从分析目前医院档案管理现状入手,对目前尚存在的问题进行逐一解决,后对现代化档案管理措施进行分析,选择适合医院的部分,最后进行医院档案管理的现代化建设。本文对医院档案管理现代化建设进行如下分析。

一、医院档案管理现状

(一)现代化档案管理意识缺乏。现代许多普通医院甚至综合性医院对档案工作重视程度不够,档案意识薄弱,忽视档案工作可能产生的作用以及可能带来的问题。管理人员进行档案收集时也极少加入主动思想,接触现代化档案管理方法较少,并且交流也仅限于院内,信息十分闭塞,先进技术、方法也未能得到及时的应用,对档案管理现代化建设不利。

(二)档案工作人员问题。目前国内医院档案工作人员自身水平素质参差不齐,其中不乏工作能力、创新思维较为低下的档案人员,因此难以做到档案管理工作与时俱进。同时相当一部分从事档案管理工作的人员工龄较长,对于档案管理的经验以及方法更加趋向于传统,对先进的计算机管理等方法不太熟练。

(三)档案制度存在问题。我国对档案管理制度的相关规定较多,并且比较健全,但受地域差异、人员等因素影响,施行情况并不容乐观。《档案法》等规范的宣传力度不足。而医院自身的档案管理制度完善程度有限,相关档案借阅、鉴别、销毁等制度尚不全面,限制了自身的发展,并且由于一些医院对档案管理的重视程度不高,因此,导致档案管理制度的遵循成为目前需要解决的问题之一。

(四)档案管理信息化进程缓慢。随着电子计算机的蓬勃发展和普及,运用在各领域均显示出了其显著优势,为人类社会的进步作出了巨大贡献。而信息化建设在医院内推广速度也较快,但医院信息系统资源通常向人员管理、工作效率、财务管理、物品管理等方面倾斜,真正在档案管理中运用的信息技术并不多,功能不够全面,并且信息化进程缓慢,可以说我国医院档案信息化管理进程尚处在起步阶段,后期还有很长的路要走。

二、医院档案管理现代化建设

(一)数字化档案资料。计算机可以将传统的纸质图像、文字等转化为数字信息进行统一保存,并进行识别。因此可储存的档案资料数量有了很大的提升,且利用计算机整理数字化档案资料十分方面,信息分类全程自动化,检索快速等,对工作效率有着很大的提升,并且可大大节省资源。

(二)网络化档案传输途径。互联网的发展进一步为数据流通提供了便利,医院的档案传输、归档、调用均可以利用网络实现,并且通过现代化技术加密处理的资料也更具有安全性,可以有效地保护患者隐私,避免第三方截获。同时利用网络进行档案传输也增加了档案的利用价值与利用率,远程信息共享对医院诊疗水平,疑难杂症的处理技术均有不小的提升。

(三)智能化检索。传统纸质档案仅可保存于专门的档案室,不仅占用空间,并且储存量有限。同时还需要专人定期整理,最大的问题在于纸质档案的检索并不方便,需要人力查找,浪费许多时间,并且会不可避免地产生档案丢失情况。而通过计算机数据库对档案进行储存,并建立备份,档案丢失率减少,且在先进搜索引擎的支持下,检阅非常方便,提高工作效率。

(四)档案收集与管理的信息化。现代化档案管理使得档案收集更加便利,归档更快,出错率更小,中途节省了许多人力。并且管理人员可以通过直观的档案管理界面对信息档案进行整理、编辑,避免了档案管理人员在众多纸质文件中大海捞针。

三、医院档案管理现代化建设措施

(一)档案价值开发。医院档案管理的现代化建设进程与档案的价值密不可分,档案价值提高,档案管理会更加受到重视。因此医院档案管理现代化建设的第一步是档案的价值开发。医院可通过现有的档案进行研究,提高现有技术,并累积经验。同时通过档案共享拓宽自身视野,通过档案中反映的信息来提高临床诊疗水平,预防治疗护理差错时间的产生,从而产生良好的社会效益,树立更佳的医院形象。

(二)档案管理部门人员意识。档案管理现代化建设并非先进的计算机设备、完善的系统便可完成,一切的起源在于档案管理人员的自身水平以及现代化管理意识。因此对档案管理认识水平进行整体提升,使档案管理人员意识到信息化建设的优越性,并且使其体验到现代化档案管理带来的确切工作效率提升以及其它便利,得到他们的充分支持,并自发进行,使档案管理现代化建设彻底落到实处。

(三)档案管理人员素质。档案管理人员单方面具有良好的现代化档案管理意识是不够的,还需要从其实际操作水平方面入手,进行档案管理现代化建设。大部分医院档案信息化管理依托电子计算机硬件设备以及其配套的软件系统完成。因此管理人员的计算机操作水平和实际工作情况密切相关。因此可以对档案管理人员进行定期的计算机培训,同时利用多媒体、网络等促进计算机技术宣传与普及。并鼓励参加各种计算机等级考试。同时对档案管理人员的总体水平进行提升,包括知识的革新、业务水平的提升等。

(四)医院档案管理现代化建设制度。医院档案管理的现代化建设制度应根据相关的法律法规,结合医院实际进行指定,对管理人员开展教育讲座,使相关法规以及措施得到普及,明确各职员职责,完善现有档案管理措施。

(五)医院档案管理现代化建设技术。医院档案管理现代化进程离不开先进的软、硬件设施以及技术,因此医院内部的信息化管理系统应随时进行更新,并与世界接轨,引进先进技术,积极地推动档案管理现代化进程,尽可能广地进行资源共享,这样才能保证医院档案管理技术始终处于不断进步状态。

医院档案管理的现代化建设是当代医院所必须经历的一步,从表面上看,医院档案管理现代化可进一步提高档案管理的工作效率,提高档案利用率,可以为医院作出贡献。深入进行分析,医院实现档案管理现代化进程改革好处并不仅于此,更加方便的档案管理,更加全面的资源共享,更加便捷快速的检索速度带来的是从改革中发现的更多信息化档案价值,并为医院作出更大的贡献,可推动医院诊疗水平的进一步提高。

(作者单位:广西南宁市第九人民医院)

 
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