您好,欢迎光临办公室业务网, 今天是 杂志社 | 编委会 | 理事会 | 专家委员会 | 顾问委员会 | 关于我们 | 会员登陆 | 我要注册 
办公室业务网
 加入收藏
 设主主页
 联系我们
首页
新闻资讯
专题活动
电子杂志
时尚办公
经验案例
办公服务
风采人物
办公史话
产品推荐
会员中心
 
办公室业务杂志 国家级全国办公类核心期刊 欢迎投稿 欢迎订阅 欢迎宣传 谨防假冒  
    档案工作
职业院校二级学院档案管理模式探讨
来源: 办公室业务杂志2014年第12期    作者:黄建辉   时间:2015-2-8 16:34:40  浏览1069次

职业院校里的二级学院,档案管理十分重要。虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构,但是,随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大,一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院,这时,二级学院的档案管理就越来越显得重要了。结合工作实际,笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。

一、现有档案室基本情况

以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下:

本单位为职业院校的二级学院,学院于2008 月成立,教职员工52人,其中名正教授,13 名副教授,15 名博士(名博士后)。学院从2008月开始建立综合档案室。档案室35 平方米,分两间,一间保存试卷和教学资料,一间为期刊图书阅览室。档案室设有档案橱柜10 个,能容纳几年的各类档案,配备有空调、碎纸机、保险柜等设备(无配备电脑)。另外,各专业、各教研室有各自的档案柜,有关的资料自行保管。该综合档案室配备兼职管理员人(编外人员),无专职管理人员。该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。

二、现有档案室优缺点分析

现有档案管理模式的优点,一是没有专职的档案管理员,大大节省了管理成本,当前只有一个兼职档案管理员,人员精简,节约了成本。二是功能简单,易于管理,现在的主要功能就是存放,保证安全,保证存放完整,只要需要时,尽快找到就达到目的。三是由于部分资料存放在各教研室各专业,减少了综合档案室的空间压力,也减少了管理员的工作强度。四是独立一间档案室是开放式的,方便教师自行阅览期刊,受到广大教职员工的欢迎。

但是,这样的档案管理模式,存在许多缺点:一是没有设立严格的档案管理制度,例如什么样的资料要存放、存放的年限,什么样的资料属于高级(特级)保密资料,什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。二是没有采取科学的手段进行管理,还是采取手工管理的模式,经常出现领导需要找某份材料,管理员要很久才能找到,有时甚至出现找不到的现象。三是资料存档的位置和分布不合理,需要保密的材料与普通的教学资料存放在一起,容易引起教师之间不必要的误会和冲突。

例如有一位教师,在借阅教学任务书的时候,无意间看到了某一年的教学质量评优情况表(属于保密的资料,不公开是学院规定的,为善意的保密), 他看到专业主任给他打的分数很低,对比另一些老师的分数后,他立即与专业主任理论,并发生了不愉快的冲突。这就是存档不合理的原因导致的,是一次深刻的教训,所以,对档案管理的模式进行改进非常必要。

三、对现有档案管理模式的改进建议

结合笔者所在单位未来的发展规划及实际情况,对现有档案管理模式提出以下几点改进建议:

1. 职业院校二级学院领导要重视档案管理,要建立档案管理领导小组。加强档案工作,开展学院档案综合管理工作是实施国家《档案法》的重要内容之一。学院要建立档案管理领导小组,应安排一副院长担任领导小组组长,综合管理办公室主任具体负责统一组织实施管理,这样,才能为档案管理提供有力的组织保证。

2. 要在全体教职工会议上进行有关档案管理的宣传教育,让全体教职工重视该项工作。

3. 要制定完善的档案管理制度,做到有法可依,有据可查。根据有关规定,结合实际,必须制订《XX 学院各类档案管理制度》《XX 学院档案归档范围及保管期限规定》等档案管理制度,以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度,使档案工作有章可循、井然有序、职责明确,提高档案工作的质量和效率。档案管理制度要广而告之,让全体教职工清楚,并严格遵守。

4. 要加大档案管理经费落实,改善档案硬件设施。职业院校二级学院领导应该重视档案室硬件设施,根据综合档案室的实际需要,至少开设两间档案室,一间档案室设为机密资料室,一间设为一般资料档案室。现代期刊阅览室,一般保存资料和设备放置于一般资料档案室。要改善档案的保管条件,档案室须配备电脑、档案橱柜、扫描仪、除湿机、防磁柜、灭火机、保险柜等设备。

5. 要聘请专职档案管理人员,落实到人,责任到人。为了使档案工作顺利展开,必须配备一位政治素质较好的专职档案管理员,为保证重要档案的信息保密和保存,专职档案管理员要保证是在编人员。专职档案管理员可兼现在的办公室设备管理,做到档案管理责任到人,并与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档,并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息,从整体上提高档案的综合管理水平。

四、档案管理模式应重在开发利用

职业院校二级学院档案室要注重档案管理的开发利用,没有开发利用就失去存在的意义。档案室要主动为学院领导、各专业、各教研室及教职工提供有用信息,为教学研究以及教学管理提供有力支持。

例如在教师参加职称评比时,档案室能让教师及时查到历年教学任务和考核记录;当学院领导要研究教学管理问题时,档案室能提供上级有关规定和有关记录,使问题得到及时解决;在省级、国家级的评估时,可以及时准确调阅历年大量档案材料及基础数据。

(作者单位:深圳职业技术学院)

 
最新公告  
  公文写作与评改实训启事
  首届“全国好公文”评选结果公示
  首届全国好公文评选活动正式开始
  办公产业界优秀企业及人物宣传采访活动
  办公室业务杂志年会启事
  杂志社对外活动及超值宣传服务
  《全国好公文获奖作品集》《办公室业务杂
  办公室业务研修专题及主要内容
  办公室业务杂志社最新培训活动
  办公室业务网VIP会员超值服务
  理事会

理事长单位
办公室业务杂志社
副理事长单位
北京世纪创新文教研究中心

最新文章  
  完善社会保险档案管理 促进社会和谐发展
  浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档
  《公文写作与评改实训视频课程》目录
  公文写作与评改实训启事
  公文写作与评改实训班通知
  公文评改专家:栾照钧
  试论中职学校干部人事档案管理的归属
  “邮件合并”功能在人力资源信息管理工作
  首届“全国好公文”评选结果公示
  公文写作与处理高级研修班
推荐文章  
  完善社会保险档案管理 促进社会和谐发展
  浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档
  《公文写作与评改实训视频课程》目录
  公文写作与评改实训启事
  公文写作与评改实训班通知
  公文评改专家:栾照钧
  试论中职学校干部人事档案管理的归属
  首届“全国好公文”评选结果公示
  公文写作与处理高级研修班
  微信公众平台对高校图书馆的文化推广作用
 
加入理事会  | 加入专家委员会  | 我要投稿  | 刊登广告  | 杂志订阅  | 联系我们  | 关于我们  | 加盟合作  | 咨询建议
         办公室业务网         京ICP证09058945号2       京公网安备11010802009517号
         联系电话:010-82621818(兼传真)   邮箱:sjcxwj@126.com   杂志投稿邮箱:2906133990@qq.com  投稿QQ:2906133990