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高校无纸化办公初探
来源: 办公室业务杂志2014年第9期    作者:姚虎 张俊杰 王志刚 张晓妮   时间:2014-11-13 0:13:15  浏览1731次

所谓无纸化办公,是指利用现代化的网络技术,以计算机、手机等电子产品为载体实现办公自动化,从而减少传统办公模式中纸张使用及书写的环节,主要媒介是计算机、网络等数字设备和OfficeERP等专用办公软件,理想状态是实现完全不用或尽量减少纸张等办公耗材的使用进行各种业务以及事务处理。

所谓高校无纸化办公是指,高校基于完善的办公自动化系统,利用网络实现的人与机协作的高效办公方式。其运作方式是办公人员登陆办公自动化系统,进行日常办公的各项内容。

一、高校无纸化办公的优点

以往,高校行政管理部门每次制定新的政策,传达新的精神或下发重要通知,都要印刷大量的纸质文件,下发到各个部门。很明显,这种信息发布方式既繁重落后又浪费人力、物力、财力,不能适应信息时代对高校行政管理快节奏的要求。无纸化办公方式的适时出现,除了可以节约大量的人力、物力、财力,节省信息传达时间,更具有提高办公效率、规范办公流程、便于信息保存与查询的优点。

(一)提高办事效率。无纸化办公具有传输速度快、传播面广、信息能够同时到达各个终端、快速精确的数字计算和不受时间地点的限制等功能和特点。并且可以随时实现信息共享能够有效协调多部门之间的协同工作问题,使各个部门、各个环节单独处理的工作串联起来,同时也能处理流程上多环节的任务。具体表现为:文件流转批示快。在网上进行若干份公文的发送可以实现即送即达,从而提高公文流转审批的速度。以笔者所在的西北农林科技大学为例,通知的发布、会议室的申请、文件的接收、各类科技数据统计查询等,都能通过电子政务网络实现。

()规范办公流程,易于发现工作疏漏, 改进工作作风。通过无纸化办公体系的建立,在单位建立起一个紧密、协调、透明、高效的管理机制,让单位充满活力,促进单位持续发展,使工作人员责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象,便于及时发现问题、改进过程和解决问题同时,使大家养成了及时查阅文件和办理文件的良好习惯,对改进工作作风起到了极大的促进作用。

(三)便于信息保存和查询。保存纸质文件需要足够的空间,时间长了,随着积累的资料增多,存放空间受限,需要整理、清除不必要的文件,工作量较大,查找资料较为不便,而且查找容易出错。办公自动化系统可以很好地解决上述问题,数据保存在网络数据库,信息存储量比纸质存储大大加强,可以利用关键字方便快捷查阅所需的资料,提高查询效率,同时解决了储存空间不足的问题。笔者所在单位西北农林科技大学科研处,将历年来的通知公告、收发文、会议纪要等各类文档及时上传到科研管理系统里面,非常方便各类信息的保存和查询。

二、高校无纸化办公面临的挑战

(一)文化习惯因素。无纸化办公要成为现实,首先需要改变人们的观念和习惯,因为观念和习惯直接影响人们的选择和行为。在人们的传统观念中,白纸黑字具有一定的权威性,是真实可信的,人们阅读纸上的信息比较容易轻松,而且不受时间地域的限制。同时,很多办公人员对办公自动化本质作用理解还不够深,对使用办公自动化系统的紧迫性和必要性认识不够,还没有养成自觉使用无纸化办公的习惯。有些人甚至潜意识地认为电脑和网络的安全性得不到保障,不愿把部门和个人工作的一些文件和数据存放在电脑里或通过网络传输。所以,要一下子改变原有的工作方式和习惯,全部或大部分应用办公网络处理公文,确实存在一定的难度。 

(二)电子签名和批示存在难点,电子公文法定地位受到挑战。传统的纸质文件,手工签批文件时,其字体、字迹图像、印章等清晰可见,不同的人笔迹不同,内容真伪易于判别,司法部门还有套成熟的物证鉴定技术,因此其证据作用和法律效力已无异议。但是,在计算机上修改编辑文件,要辨别各人的签名、痕迹却不是一件简单的事情,电子文件面临着证据作用和法律认可方面的障碍,这一问题长期以来悬而未决,困扰着相关部门,直接影响着无纸化办公的进程。笔者所在的单位,文件的公布已经实现无纸化网上操作,但是考虑到真实性、合法性的难题,文件的批阅依然使用纸质文件批阅的方式。

(三)计算机、网络技术亟待提高。无纸化办公成功实施必须建立一支高效的技术队伍,以提供坚实的技术保障。无纸化办公的文件都需要通过计算机来完成。这就要求所有的发文人、收文人和阅读批示人都要有一定的计算机操作技能。现实中部分领导干部、工作人员由于年龄较大,在多年的工作中习惯了比较容易的纸质文件的批示和签署。再加上,缺乏专门的计算机、网络培训,各位工作人员的计算机、网络水平参差不齐,因此计算机在很多部门,只是一个打字机或浏览器,计算机、网络的信息传递、办公协同等作用远远没有得到发挥。同时,各个部门的办公设备参差不齐,标准不统一,电脑、传真、打印等设备新旧不一,严重影响了办公效率。校园网络速度也亟须提高,以应对大数据时代对办公的挑战。

(四)系统未统一,单位之间缺乏协调。一个统一的自动化办公系统是实现无纸化办公的重要前提。目前各高校虽然已经实现了通知通告的网上发布,基本完成了校园网的硬件环境建设,但现阶段应用范围都非常有限,各个部门的办公系统各不相同,部门之间的各种系统难以兼容,信息资源难以充分共享。这也是当前办公自动化建设中最需要改善的问题之一。笔者所在的西北农林科技大学,电子政务、新闻网等公用平台已经实现平台统一、资源共享,但各职能部门的系统,例如人事处的人事管理系统、教务处的教务管理系统、科研处的科研管理系统等自成体系,互不兼容,暂未得到融合。

三、高校无纸化办公的实施措施

(一)转变观念,改变习惯。任何一个变革,首先要转变人们的观念。传统的纸质公文,领导批示、签字等方面与电子公文相比较具有携带方便、符合传统阅读习惯、便于辨认、具有权威性等优越性。而电子文本却有依赖网络环境、需要输入一系列身份确认信息、不易辨认真伪等制约性。领导传阅和领导审批是公文处理的主要环节,所以要实现无纸化办公,主要领导不仅要带头转变观念,还要放弃传统的方便、省事的公文阅批方式,在实际工作中落实和重视无纸化办公。

(二)建立健全制度, 规范办公流程。实现无纸化办公,需要不断建立、完善新的法律法规,使电子审批、电子档案等无纸化办公的手段和其成果合法化。同时,我们需要制定相关的办公管理制度来开展工作。一是要制定数据的标准。对公文的格式、数据的格式等都要制定一个统一的标准并要求各部门办公人员按此标准来草拟公文。二是要制定相关的管理制度。由于公文需要按照网络办公流程进行依次传递办理,所以必须制定相关的管理制度来规范办公人员的行为。例如制定办公人员的工作职责,对网上办公、公文收发管理等的规定,对办公人员的奖惩措施等等。

(三)不断普及操作技能, 专业维护系统稳定运行。无纸化办公需要人人都要掌握操作计算机、网络的基本技能,在现代网络技术日新月异,知识更新加快的大背景下,必须组织工作人员进行系统的、深入的计算机和网络培训,以适应自动化办公的要求。同时,无纸化办公的各终端是依靠庞大的办公系统和网络传输来处理各种公文和信息的。一个安全、稳定、可靠的办公系统和网络环境是无纸化办公顺利运行的首要保障。所以要实现无纸化办公不仅人人都需要掌握一定的计算机技术,还要有专业的技术人员时时维护办公系统和网络的安全可靠、稳定畅通地运行。

(四)整合资源,统一平台,加强合作。办公不是一个部门或单位独立完成的,是很多上级和下级、领导和职工或不同职能的单位和部门的共同协助和互相配合的工作过程。要实现无纸化办公首先要建立一个能使上述个体有机结合的,具有高度安全性、稳定性、易用性和共享性的办公网络系统。同时,实现无纸化办公,不仅需要一个安全可靠、易学易用的网络平台,更主要的是相关单位部门和工作人员要紧密合作,按照无纸化办公规律和系统要求及时处理分内工作。笔者所在高校各相关部门各自采用自己的系统,比如除科研管理系统外,教务处有教务管理系统,人事处有人事管理系统,学生处有学生管理信息系统,财务处有财务管理系统等等,各个系统都是离散的,无法进行有效的数据联系,形成一个个信息孤岛。以科研处为例,科研管理系统是连接科教人员与学校的桥梁,其中一些业务,例如科研人员人事关系转移、项目资金下达等与人事处、财务处等部门的职能有关,因此要实行真正的无纸化办公必须在全校范围内对原有各个系统重新进行统一规划和统一构思,建立整体性信息系统,实现系统集成、资源整合,以打破原有的各自为政的现象。

高校无纸化办公是现代科技带来的办公模式的巨大变革。但是我们也要清醒地认识到,高校无纸化办公还面临着传统习惯、信息安全、技术瓶颈等问题的困扰,目前有些业务领域还不能实施无纸化办公,比如涉密文件办理、档案管理纸质档案等等。一些文书可能在相当长时间内会一直“双轨”运行,如公告类。还有一些特殊文书可能只有纸质和其他形式,如涉密文件等。所以,高校办公必将有一个从“有纸”办公为主走向“有纸”办公、“无纸”办公并存,最后走向无纸化办公的过程,要想做到完全理想化的“无纸化”办公还不现实,“有纸”办公与“无纸”办公将会在一定时间内并存,需要我们在实践中进一步进行研究和解决。

(作者单位:西北农林科技大学科学技术发展研究院)

 
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