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    综合工作
浅谈秘书怎样做好会务工作
来源: 办公室业务杂志2013年第4期    作者:王文元   时间:2013-6-4 18:06:15  浏览4511次

会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式,一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会,开短会,做好会务工作,是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。

会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备;会中做好管理保证;会后及时总结反馈。

一、会务工作内容

会务工作的繁简,与会议的规定、内容、级别有一定的关系,一般来说,会议越大,规格越高,会务工作的内容也就越多,做好会务工作的难度也就越大。对于有些小型会议,仅仅发个通知,确定时间、地点,做个记录就行,会务工作非常简单。但对于领导层的某些决策会议,人数虽少,却十分重要,必须做好精心准备;大型和特大型会议,由于会务工作的内容较为繁杂,需要由专门成立的会务组来组织、筹备。本文主要就一般的中型以上会议秘书人员怎样做好会务工作加以阐述,从会前、会中、会后三个阶段分别进行论述。

(一)会前超前筹措,精心准备。“凡事预则立,不预则废。”任何会议不管是大,是小,是长,是短,均须有目标,有计划,有分析,有论证,准备工作必须充分。甚至可以说,会务工作的成败,很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程度。具体应做好以下几方面的工作:

1.了解掌握相关信息,协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出,或由秘书人员收集,但必须把握住一个原则,就是一定要弄清领导开会的真正意图,通过开会要解决什么问题,达到什么目的。对收集到的议题要不断进行筛选,反复送交领导审核,必要时还要准备一些预备议题,以便见缝插针,同时尽可能避免把不成熟的议题带到会议上去。

2.做好会议的经费预算工作。包括占场费、租金费、用品费、设备费、培训费、资料费、住宿费、交通费等预算。制定会议经费预算应本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,另一方面也要有一定的弹性,注意留有余地。如果把一个只有几十个人参加的工作会议预算经费支出为10万元,那就是一次失败的会议费用预算。

3.做好会议议程、日程的制定。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列,应当简明概略,切不可拖沓冗长。会议日程是会议议程在时间上的具体安排,一般采用表格式,将会议议程的各项分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元,使与会者一目了然,反之,就会让与会者之间互相打听,谁也没有一个准确的说法。举例来说:

218日    预备会议

219日    正式会议

220日    会议结束

上例的这个会议日程安排表制定得就不算很成功,因为它违反了会议日程的制定方针(应把与与会者有关的需配合的事项准确无误地事先告之),所以在制定会议议程、日程的安排上,一定要做到明确、具体、准确、无误。

4.做好与会人员范围的确定及会议通知的发送。注意何种规格档次的会议由何种层次与何种身份的人参加。据我所知,现在社会上有些单位办会,动不动请上一堆“名人”,根本不按会议的实际需要确定与会人员。这样做,除了给会议的主办单位与会议的组织者增加会务工作负担外,什么作用也达不到。拟定与会人员名单,应根据会议的实际需要,做到应参加者不漏,不应参加者不请,尽量避免以上情况的发生。在发送会议通知时,一定要注意其准确性,把会议的时间、地点、对象及注意事项预先打在一张通知单上,按单通知至相关单位与个人,秘书同时需记录下接收此会议通知的具体人员,确保信息传递到位。

5.做好会议文件的准备。会议文件的准备工作也是会前工作的一项重要内容。包括两方面内容,一是会议文件尤其是会议的报告稿、领导人的讲话稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好准备。为达到这一要求,秘书人员必须做到有快手备用,并能熬夜突击。二是会议文件的印制及复制工作,复制的文件一定要做到标准化、规范化, 同时在复印前一天对复印设备的功能进行确认,避免越是紧急,越是有重要的文件需要印,机器越是出毛病的情况发生。

6.做好会场布置。主要包括会场的布置工作及会议用品的准备工作。会场的布置,主席台的设置,座次的安排以及为烘托渲染气氛所做的装饰都要依会议的性质及会议的要求而定。会场用品的准备一般包括会议的必备用品(文具用品、桌椅、台布、茶具及扩音、照明、通讯设备)的准备及会议的特殊用品的准备。专业性的特殊的会议还需准备特定的会场用品。如选举会议所需的投票箱、选票,表彰会所需的奖品及领奖时的音乐;专业性会议所需的幻灯机、投影仪;谈判性会议需准备的签字笔。这些必备用品及会议的特殊用品都要提前送到会场,且要一一检查过确保好用,有效。

7.做好会议行政事务性准备工作。主要包括做好与会人员的迎送、交通、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排,这些行政事务性工作要打好提前量,并一一细化,责任落实到人,每个人都把分内的工作做好,会议的质量就有了保证。

8.做好会议服务人员的培训工作。会务工作的成功与否与会议会务人员的服务质量有直接的关系。训练有素的称职的秘书服务人员应做到仪表举止端庄得体;用语礼貌谦和;态度热情大方,善于办事,恪尽职守。不难想象,一个没有经过训练、不分场合,把持无度,举手投足依个性所为的会议服务人员,怎能把会议筹划、组织、服务得到位?

以上所列的是会前准备阶段八个方面非常重要的工作,只有同时做好这八个方面的工作,会前工作的准备才可称之为充分,也只有做好这些,才能保证会议进行阶段及会后阶段工作顺利进行。

(二)会中协调控制,做好管理保证。主要应做好以下四方面的工作。

1.做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品,会议签到时发放的材料一定要准备充足并提前送到会场,放到指定位置,摆设好,同时礼貌热情地接待与会人员,并设专人引导与会人员做好签到。

2.做好会议文件用品的发放及会场各种设备的操作工作。会议期间分发的文件主要是会前未发的文件及会中新产生的简报类文件。把会议用品及会议所需文具准备充足。秘书还要熟练使用操作会场内的音响、灯光及通风设备、必要的安全设施的操作,并能够保证在设备发生故障时,第一时间到达,以确保会议的理想效果。同时随时保证主席台及会场人员茶水饮料的充足。

3.做好会议记录工作。秘书人员在做好与会人员签到、发放完会议材料后,要做好会议记录,学过速记的可用速记,在做好用文字原始记录的同时,最好用录音笔或录相设备做好实况记录。一是便于会后纪要的整理,二也是为了存档的需要。

4.做好会场外与会人员的食宿安排工作。尽管食宿安排工作在会前已安排就绪,但仍不免有一些与会者提出与会人员预料不到的要求及建议,作为会务工作的组织服务者,应尽量考虑给以满足与解决。

5.做好会场内外的保卫与保密工作。包括协助服务人员做好入场的验证监票工作;会场秩序的维护工作;会场内的安全保卫工作;会议材料的保密工作。

会中阶段秘书做好会务工作的关键在于协助与控制。

(三)会后及时总结与反馈。会议结束并不意味着会务工作的终结,还要做好会议重要文件的清退、会议资料的收集,会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。会议结束后,根据保密原则,该收回的文件尽快收回,该汇总的要及时汇总。结合搜集的会议前前后后产生的有关文字、声像材料全部进行分类后进行归档。会后反馈工作虽然是在会后进行,但它却是会议善后工作的一项重要内容,是整个会务工作的一个重要的组成部分,因为它能够直接反映出会议效果的好坏以及会议的主旨精神是否能够落到实处。

综上所述,尽管会务工作的会前、会中、会后阶段的会务内容各不相同,但它们之间是相互关联、相辅相成的关系,一个环节出现了问题,就要影响到下一环节甚至整个会议,只有对会务工作中的各个环节统一安排、统一部署,才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。

二、会务工作技巧

要开会,就会有会前、会中、会后许许多多的会务工作要做。怎样把这些工作以最短的时间,花费最少的精力,取得最佳的效果,这就是会务工作的技巧。大体可分为以下几个方面:

(一)明确目的及作用,认真负责地做好开会前的各项准备工作。

1.首先要知道有哪些会议,会议有何作用;其次,要了解会务工作的各项要求、任务、目的及指导思想和做法;对这些有了明白透彻的了解,有助于把握领导的意图,与领导搞好配合。

2.在会前议题、议程及大会人员编组的问题上,决定权在领导,秘书人员只有建议的权利,一旦领导确定下来,秘书人员必须严格遵守。另外议题除极特殊情况外,应提前两天,重大会议应提前10天通知与会人员。

3.在确定与会人员名单时应注意该参加的一定要提及到。但也要考虑到列席人员不可过多,过多就会影响会议效果;在发放与会人员通知时,尤其应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错,一定要附上会议通知回执,以便安排与会人员食宿。

4.在布置会场时,应本着什么性质的会议就应突出什么样的气氛的原则,不可千篇一律。在人员座位的安排上,有多少人参加的会议就摆多少椅子(可以稍多几把),因为摆椅子过多,与会人员总会谦虚地往后坐,容易使会场显得很分散,也不便于讨论问题。

5.会场设施的安装调试应及早做准备,会议用品也要提前送到会场并专人专职。

6.会议文件的准备工作,要明确内容与范围,责任具体落实到人头,还要有具体的时间限制,既要有迅速起草文件的秀才,也要有善于接待、应对办事的组织者。

7.在做好会议固定工作的同时,在会前还要协调安排好足够的通讯员、联络员及服务人员,以便做好会议期间的临时性工作。但也要考虑服务人员的比例一定要与出席会议的人数比例相协调、适中。这些都是会前会务工作应注意的事项。

(二)会中要严密组织,热情周到地搞好服务工作。会议进行到会中,会议主持人指挥调度控制会议的进行,秘书在此阶段主要协助领导指挥控制。除了做好各项管理保证工作外,最主要的是掌握会议动态与信息,做好会议记录与会议情况的收集工作及会中的一些临时性工作。协助领导使会议按事先规划的轨道进行。对于会议进行当中出现的好的苗头与坏的倾向,都要了如指掌,如出现新的未意料到的情况,则应及时提出建议和补救措施,并报主管领导。

1.在组织与会人员签到时,要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表。

2.在接待与会人员时,态度一定要礼貌热情,在证实报到人员的身份后,再将事先准备好的文件袋发给与会人员,还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记,以备随时联系。

3.要随时掌握报到人数,发现该报到而未报到的,应抓紧催促,保证在开会之前与会人员能够全部按时到达。

4.会中发放文件同样要做到准确,并注意保密与履行登记手续。另外,作为秘书人员还应不断强化自己记人的本领,在可能的条件下熟悉所有可能参加会议的各级领导同志,这不但对于签到工作是必要的,而且在会议进行中,对于传递文件,做好会议记录等都是非常必要的。

5.会议记录时必须真实、准确、完整。如果会议记录记得马马虎虎,残缺不全,会后连自己都很难看清楚,则无法整理出一份很好的快报或纪要。会中各项活动的安排,要切身考虑到各位参会领导的工作任务,以不增加领导的工作负担为原则,以上是秘书在会中会务工作的几点需要注意的事项。

(三)会后要妥善处理好一切事宜。在会后,会务工作的主要工作是送别与会人员,清理会场,归还借用物品,结算会议经费等,重点是会议文件的整理,协助传达贯彻会议精神,把信息及时反馈给领导。这些工作虽然是在会后进行,但处理的好坏直接关系到此次会议的质量。

1.做好会议文件的清退。在会议结束前开具一份应退文件的清单,按单做好收集。

2.在统计到会人数时,还要注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。

3.在会后文件的立卷归档时,无论大会还是日常的工作会议,一般每份文件都要保存三份,即一份原稿,两份打印稿。

另外,秘书会务工作的艺术还包括以下几点:在各部分之间分工明确各负其责的同时,还必须密切协作,主动配合,以利步调一致地进行工作;还有大型会议的工作人员多是来自各个不同的部门,任务要求各不相同,必须实行集中统一领导,要有严格的组织纪律性,做到一切行动听指挥,重大问题及时请示汇报,不得各行其是;还要保证有良好的会风,各项工作都要坚持高标准、严要求,各项活动的安排,都要想在前面,做到前面。

总之,对于每次会议的指导思想、目的、任务一定要明确,不开糊涂会;围绕主题,做好会议各种文件、方案的准备工作,或会前发给与会者,或根据会议的要求发放,不开无准备的会;再一个就是领导要加强对会议的控制与指导,不能放羊跑马,不着边际地乱跑,而要随时掌握情况,及时研究,适时决定和总结。

综上所述,做好会前、会中、会后精心准备与落实是保证会议成功的前提,同时注重会务工作的技巧与艺术性,秘书人员就一定能够把会务工作组织好。(作者单位:华润雪花啤酒(长春)有限公司)

 
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