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建设节约型办公室大有可为
来源: 办公室业务杂志2012年第5期    作者:刘 伟   时间:2012-11-15 15:04:02  浏览1751次

建设节约型办公室大有可为

刘伟

建设节约型办公室大有可为办公室是办公资源调配管理的综合部门,在建设节约型机关方面,办公室角色重要、责任重大。笔者结合自身的办公室工作经历,就如何降本节能、挖潜增效、做好节约文章谈几点自己的心得体会,以求为共同建设节约型办公室尽点绵薄之力。

1.规范办公用品采购领用。严格履行审批程序,按要求提出采购申请和需求计划,日常办公、接待用品由办公部门负责统一采购、登记、发放,尽量不采购一次性用笔等办公用具,提倡用钢笔作为书写工具;低值易耗办公用品执行按计划、限额领用规定,实行总量控制包干制;对部分使用期限相对较长的用具用品,由办公部门统一配备,并规定最低使用期限;信封、资料袋、手提袋等用品尽量重复使用,提高利用率,有效避免资源浪费。

2.严控公共区域水电能耗。走廊、楼道、卫生间等区域尽量安装声控节能灯,避免白昼灯、长明灯现象,做到人走灯灭;办公室、会议室、接待室等区域,白天办公时应充分利用自然光照,尽可能少开灯、不开灯,以减少照明设备能耗;坚持开窗通风,尽量少启动风扇、空调;空调设备、饮水设备等在不使用时均关闭电源,长期不用应断开电源,减少待机状态时的耗能。控制水龙头出水量,及时关闭水龙头,严防跑、冒、滴、漏的现象发生,杜绝长流水,提倡一水多用

3.合理安排会议会务工作。充分做好会前沟通和准备工作,提前制定和精简会议议程,合理控制会议规模;严控纸质会议资料的印发,尽量缩短计算机、投影仪、音响、空调等设备的使用和待机时间;提倡与会人员自备茶杯,一次性纸杯只作对外接待客户用;倡导少开会、开短会、开高效会,多开小范围碰头会、部门间沟通会,同类型会议合并召开,切实提高会议效率。

4.综合统筹车辆调度管理。加强公务车辆使用和管理,合理统筹调配车辆,集体公务活动尽量不分散使用多辆小车;对于多个部门同时申请的用车需求,由办公部门进行综合协调,捆绑用车,拼车外出办事,提高车辆使用率,减少出车频次,降低车辆油耗等,避免空载或少载;加强车辆燃油和维修管理,对所有公务用车实行定点加油、定点维修、定点清洗,根据出车里程、地点等核算成本,杜绝浪费现象。同时要求司机严格遵守交通规则,确保行车安全,避免不必要的违规罚款和财产损失。

5.优化办公设备使用维护。合理利用网络、通信、纸张等各方面资源,凡是可以通过办公自动化(OA)系统、电子邮件和QQ工具、手机集团号码等实行网络传输和沟通的,均不采用办公电话和传真方式进行,以充分利用网络资源,提高传输文件和办理文件的时效;正确操作打印机、复印机、传真机等用纸机器,各类文稿尽量在电子媒介上进行修改,减少重复清印次数,控制废纸的产生,避免不必要的浪费,提高内部办公无纸化程度;在双面打印的基础上,在不影响阅读的前提下,页面排版方面也要多动脑筋,通过调整行间距、字间距、页边距等,充分利用页面空间,使页面尽可能容纳和承载更多的信息量;复印、打印文件资料坚持做到双面利用,除重要文件或特殊情况外,均不使用单面打印或复印,通过纸张的正反回收利用等措施节约纸张的消耗;单面使用后的纸张,可再利用空白面来影印或裁剪为便条纸、草稿纸,提高纸张的重复使用率,对纸张根据情况争取做到再次利用、三次利用,等等。

    其实,在我们的身边,在我们的日常工作、生活中,存在着巨大的节约潜力和降耗空间,很多事情离我们很近,举手之劳、触手可及,是还是不为,关键都在一念间。只要多留意周围看似不起眼的小事,莫以小而不为,我们就会发现,做好、做实节约工程,建设节约型办公室”“节约型机关”“节约型社会将大有可为。

(作者单位: 湖南省长沙市嘉盛EA 财智中心)

 
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