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企业拜访函的写作
来源: 办公室业务杂志2011第9期    作者:姜树林   时间:2012-10-31 11:42:30  浏览12093次
 

/ 姜树林

企业拜访函的写作

拜访是企业之间相互参观、访问并友好洽谈的一种有益的公务活动。通常在相互拜访前,拜访企业要给被拜访企业发函,即拜访函,用来告知对方涉及拜访的相关事宜。拜访函属应用文,在实际交往中一些企业撰写拜访函随意性较大,存在的问题也较多。下面,笔者结合实际谈谈拜访函规范写作应注意的三个问题。

一、要重视拜访函的作用

一些企业不重视拜访函,认为它可有可无。在拜访前企业领导只是让办公室给被拜访企业打一个电话,简要把要拜访的事情告诉对方。这样做往往收不到好效果,因为拜访者本身对拜访没有高度重视,自然也就不会引起被拜访企业的足够重视,由于拜访的目的和内容交代不清,拜访时也就不能实现预期的目的。另外,这也显得对被拜访企业不够尊重。拜访函是书面文字并加盖单位公章郑重发送给被拜访企业的,被拜访企业收到后会及时按程序予以处理。拜访函的作用主要有三方面:一是告知的作用。就是要把拜访企业的拜访原因、目的、内容、人员、时间等情况,清楚准确地告诉被拜访企业,以便让对方知道拜访单位来访的真实意图;二是恳请的作用。就是要恳请被拜访企业接受拜访企业的请求。到一个企业拜访,涉及接待方面事务性的工作很多,肯定会耗费被拜访企业大量的人力、物力和精力,势必会影响企业正常的工作秩序。所以,拜访企业一定要向被拜访企业表达真挚恳请的意思;三是联系的作用。拜访能否达到预期目的,跟之前双方的及时沟通联系有着密切的关系,所以要通过拜访函建立起一条通畅的联系渠道,从而为正式拜访的如期正常进行奠定下坚实的基础。

二、要掌握拜访函的内容

一个完整的拜访函应该包含以下内容:

1. 拜访缘由。即为什么要拜访,特别是对于平时没有联系的企业,交代清楚缘由就显得尤为重要。拜访的缘由一定要清楚明了地告诉被拜访企业,让被拜访企业知道你的诚意,这样双方才能真诚相见友好沟通。

2. 拜访内容。即要学习考察什么。这是拜访函的重要部分,必须交代清楚,以便被拜访企业了解拜访单位的意图,方便被拜访单位做好接待准备。

3. 拜访人员。拜访的人员要全部告知给被拜访企业。列拜访人员时,要写明拜访人员的职务、性别及总人数,以便于被拜访企业在吃住行等方面做好安排。

4. 拜访时间。拜访时间要尽量具体,以便于被拜访单位安排日程。

5. 结尾部分。这部分应包含两方面内容:一是恳请被拜访单位接洽,并对能够安排接待表示衷心感谢。二是告知本单位此次拜访的联系人和联系电话。

6. 发函日期。要注明拜访函发出日期,并加盖单位印章。注意撰写年月日时要用汉字小写,单位印章应是单位行政印章或是党委印章。

三、要清楚拜访函的写法

撰写拜访函总的要求是要层次清晰、内容完整、用语精确。举例如下:

拜访函

×× 集团公司:

目前,我公司正在按照上级要求, 深入开展“ 解放思想, 科学发展,干事创业”大讨论。通过学习讨论,我们感到对比先进还存在着较大差距。贵公司是国内知名企业,创造了许多成功的经验,一直是我公司学习的榜样。为学习先进,促进工作,我们拟到贵公司考察学习。

我公司此次赴贵公司学习考察,具体内容如下:

1. 听取贵公司经验介绍。(1)企业发展思路、战略;(2)企业管控模式;(3)办公自动化;(4)企业文化建设。

2. 实地考察贵公司盐化科技园。

我公司学习考察人员名单如下: 党委副书记×××, 副总经理×××,总工程师×××,总会计师×××(女)。司机2 名。我公司计划4 月6 日(周三)至4 月7 日(周四)到贵公司学习考察,预计6 日上午10 :30-11 :00 到达×× 高速公路出口,11 :30 到达贵公司,下午学习交流;7 日上午考察贵公司盐化科技园区,下午离开。

恳请贵公司能够接洽,并对给予的安排接待表示衷心地感谢。

联系人:×××

联系电话:×××××××

(公章)

二○一一年× 月× 日

(作者单位:天津长芦海晶集团有限公司总经办)

 

 
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